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Kassenbon-Ausgabe: eine Pflicht mit Ausnahmen

Die seit Jahresbeginn geltende Belegausgabepflicht und die damit verbundene große Menge an Kassenbons, die mancher Kunde aber vielleicht gar nicht haben will und deshalb an der Kasse zurücklässt, sorgen für Schlagzeilen und Unmut. Im Einzelhandel sei mit „mehr als zwei Millionen Kilometern zusätzlicher Länge an Kassenbons im Jahr“ zu rechnen, meint etwa Ralph Brügelmann, Steuerexperte des Deutschen Handelsverbandes. Doch es gibt Ausnahmen.

Seit 1. Januar 2020 gilt in Deutschland die Kassenbon-Pflicht. Foto: Pixabay

Enge Auslegung der Befreiungsmöglichkeiten

So sind nicht-elektronische Kassen befreit, bei der Belegausgabepflicht sind auch elektronische Belege möglich, und beim „Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen“ kann bei elektronischen Kassen eine Befreiung beantragt werden. Diese Befreiungsmöglichkeit wird aber offenbar sehr eng ausgelegt. „Das Gesetz sieht zwar Ausnahmemöglichkeiten vor, diese werden aber nach Ansicht des Bäckerverbands vom Bundesfinanzministerium zu streng ausgelegt. Bislang habe kein Handwerksbäcker eine Befreiung erhalten“, berichtete das Handwerksblatt. Dies ist dem HDE auch für keinen Handelsbetrieb bekannt, so Brügelmann.

Seit einer EU-Verordnung gibt es noch eine weitere Neuerung bei gedruckten Kassenbons zum 1. Januar 2020: Dann greift aus Gründen des Gesundheitsschutzes ein EU-weites Verbot des bisher üblichen Farbstoffs Bisphenol A (BPA) bei Kassenbons aus Thermopapier. Ersatzstoffe wie Bisphenol S (BPS) sind aber auch umstritten, führt Brügelmann dazu aus. Bei BPA-haltigen Thermopapier-Bons empfahl das Umweltbundesamt bisher, diese nicht im Altpapier, sondern im Restmüll zu entsorgen.

Einzelaufzeichnungspflichten bei offener Ladenkasse beachten

Näheres zur Belegausgabepflicht erläutert das Bundesfinanzministerium online und in einem Anwendungserlass vom 14. Juni 2019. Zur Frage, was etwa bei einem Straßenhändler, der keine elektronische Kasse hat, gilt, wird ausgeführt, dass jeder Unternehmer auch eine offene Ladenkasse anstelle eines elektronischen Aufzeichnungssystems verwenden kann. Dabei sind jedoch die gesetzlichen Einzelaufzeichnungspflichten (etwa nach § 146 Abgabenordnung) zu beachten, also einzelne, vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen sowie weitere Vorschriften und die Rechtsprechung. Zudem wird auf die Kontrollmöglichkeit der Kassen-Nachschau verwiesen – egal, ob es sich um eine offene Ladenkasse oder ein elektronisches Aufzeichnungssystem handelt.

Greift die Belegausgabepflicht, reicht eine Anzeige des Beleges etwa am Terminal oder Kassendisplay allein nicht aus, heißt es weiter. Eine elektronische Ausgabe ist aber möglich, sofern der Kunde zustimmt. Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden ermöglicht wird, den elektronischen Beleg entgegenzunehmen. Wie ein solcher elektronischer Beleg genutzt werden kann, zeigen aktuell etwa die Lebensmittelkette Real mit ihrem App-gestützten „Online-Kassenbon“ oder verschiedene Start-ups.

Wo elektronische Kassenbons interessant werden

Laut Lutz Schnalke (Lidis Software, Braunschweig) werden die elektronischen Bons da interessant, wo schon großflächig Kundenkarten eingesetzt werden und die E-Mail-Adresse erlaubterweise genutzt werden kann. „Wir haben das für unsere Kunden vorgesehen, glauben aber auch, dass es flächendeckend nicht genutzt werden wird“, führt er aus.

Die Anbieter der Cloud-TSEs (Technische Sicherheitseinrichtungen, wie Fiskaltrust, fiskaly, efsta) böten ebenfalls an, Bons so zu speichern, dass Kunden darauf jederzeit zugreifen können, da die Daten dort ja ohnehin schon angekommen sind. Der Kunde müsste sich nur einmal anmelden und hätte dann jederzeit Zugriff darauf. Damit wäre laut Schnalke höchstwahrscheinlich der Ausgabepflicht auch genüge getan.

Das Bundesfinanzministerium informiert auch darüber, was passiert, wenn der Ausgabepflicht nicht entsprochen wird. Hierzu der Hinweis: „Der Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist nicht bußgeldbewehrt. Er könnte aber als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde.“ (hlw)