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03. 08. 2017

Tipp: Weniger Stress im Adventsgeschäft

Erhebliche Arbeitszeitreserven im Adventsgeschäft bietet die konsequente Serienfertigung. Foto: Knut Steffen

In wenigen Wochen beginnt das Adventsgeschäft. Eine frühzeitige Planung hilft, diese Arbeitsspitze zu meistern. Viele Geschäfte klagen im Adventsgeschäft über eine hohe Arbeitsbelastung mit entsprechend hohen Personalkosten. Es gibt Stress und die Motivation der Mitarbeiter nimmt ab. Deshalb sind Strategien für eine Optimierung dieser Zeit gefragt – mit vertretbarem Personaleinsatz, ohne dass der Umsatz darunter leidet.

Stress im Advent: Oft fehlt es an Planung

Meine Gespräche und Beobachtungen in den Betrieben zur Adventszeit zeigen immer wieder, dass es häufig an einer guten Planung mit einer gezielten Einteilung der Mitarbeiter fehlt. Vor allem bei der Produktion von Werkstücken könnte noch manches vereinfacht und rationeller gestaltet werden. Optimierung heißt: rationeller arbeiten mit weniger Stundeneinsatz und höherer Wertschöpfung (Umsatz je Kunde).

Darüber hinaus sind die Kundenkontakte, also die Verkaufsgespräche, oft zu langwierig und wenig zielführend. Insgesamt fehlt manchen Betrieben ein klares Gesamtkonzept, denn sich erst nach Allerheiligen oder Totensonntag (hier läuft das Adventsgeschäft teilweise schon) um das Adventsgeschäft zu kümmern, ist zu spät. Manche Gartencenter starten ihre Adventsmärkte bereits im Oktober, Fachbetriebe sollten sich spätestens nach dem ersten November adventlich präsentieren.

Adventszeit: Planung erleichtert das Geschäft

Sinnvoll ist es, vor dem Adventsgeschäft einiges zu planen. Dazu gehört die Themenfestlegung für die
Adventsaktion („Adventsausstellung“), da sich daraus die Präsentation (Aufbau) und Sortimente ergeben. So ist die Gesamtgestaltung (Farbthema wie Gold, Rot oder Trendfarben), Gestaltungsthema (wie „Alpenweihnacht“ oder „Nordische Weihnachten“) zu planen.

Wichtig ist auch die Mengenplanung: wie viele Gestecke, wie viele Kränze, wie viele andere Werkstücke und natürlich auch welche adventlichen Pflanzen (wie Poinsettien, Helleborus, Orchideen) oder Blumen (wie Amaryllis)? Darüber hinaus sollten für die einzelnen Werkstücke Preiskategorien (abhängig vom Preisniveau im Betrieb und Kundenstruktur) festgelegt werden. Auch die Beschaffung von Materialien (soweit noch nicht geschehen), vor allem Pflanzen, muss rechtzeitig geklärt werden, damit es keine Engpässe gibt.

Adventliche Verkaufsflächen gestalten

Eine adventliche Umgestaltung der Verkaufsfläche beginnt bereits Ende Oktober, Anfang November. Es gilt der Grundsatz, ein Maximum an Präsentation und ein Minimum an Dekoration, was nichts anderes heißt, als so zu präsentieren, dass die Kunden „sich auch trauen“ etwas mitzunehmen, denn das reduziert im Endeffekt den Bedienungsaufwand. Es empfiehlt sich eine Skizze von der adventlichen Verkaufsfläche zu machen und zu planen, was und wie viele Werkstücke dort präsentiert werden sollen.

Wichtig ist, dass gerade im Winter genügend Bewegungsfläche für Kunden bleibt (Mäntel), damit sie nirgendwo anstoßen. Eine gute Verkaufsflächenplanung erleichtert den Aufbau und reduziert am Ende
Arbeitsaufwand.

Für viele Betriebe stellt sich die Frage, ob sie auf der Verkaufsfläche eine „Floristikwerkstatt“ zur Adventszeit aufbauen. Das macht Sinn, während die anderen Mitarbeiter in einem Binderaum arbeiten, in dem sie von Kunden ungestört an der Arbeit bleiben können.

Einteilung des Personals im Adventsgeschäft

Saisonale Kräfte und Aushilfskräfte sollten rechtzeitig angesprochen werden. Für das gesamte Team ist es wichtig, die Arbeitszeiten in der Adventszeit zu besprechen und einzuteilen, wer was macht. Denn nicht jeder macht alles, sondern hat seine Aufgaben, was natürlich in kleineren Betrieben schwierig ist. Wenn möglich, ist festzulegen, wer floristisch arbeitet und wer verkauft. Dabei kommt es auch im Advents-geschäft auf eine Strukturierung des Tagesablaufes an:

  • Wer macht heute was?
  • Vorbestellungen haben Vorrang!
  • Wer ist für die Fertigung von Werkstücken zuständig, wer verkauft?
  • Einige Betriebe haben eine Pinnwand mit den zu erledigenden Aufgaben und der Zuordnung für die einzelnen Mitarbeiter: Wer erledigt was, wann und wo?

Reserven bei der Fertigung von Werkstücken

Für die Fertigung von Werkstücken ist am besten ein „Gestaltungsteam“ verantwortlich, das dann nicht im Kundenkontakt ist. Erhebliche Arbeitszeitreserven bietet die konsequente Serienfertigung. Das setzt Vorgaben in Gestaltung und Preis (drei bis vier verschiedene Preiskategorien) voraus. Dazu müssen Materialien und Hilfsmittel bereitgestellt werden. Durch Arbeitsteilung lässt sich die Produktivität erheblich steigern, etwa dass einige Mitarbeiter Basismodule anfertigen (zum Beispiel für Gestecke oder Kränze) und andere das Werkstück fertig arbeiten.

Die Arbeit läuft in Arbeitsschritten: Basis produzieren, ausschmücken, auszeichnen, wegbringen. Wobei Hilfsarbeiten, wie Andrahten vor Anschneiden, durchaus von Hilfskräften erledigt werden können. Danach werden die Werkstücke abtransportiert und auf der Verkaufsfläche präsentiert. Eine andere Möglichkeit ist natürlich, dass eine Kraft komplett jedes Werkstück produziert, aber aus der Industrie ist ja bekannt, dass Serienfertigung die Produktivität und damit die Wertschöpfung erhöht.

In manchen Betrieben ist das Zubehör (Kerzen, Kugeln, Sticker, Bänder) vergangener Jahre noch im
Lager. Diese Artikel sollten vorrangig mit verarbeitet werden, wenn sie noch einwandfrei sind. (Knut Steffen)

Wie Sie mit Halbfertigprodukten den Arbeitsalltag rund um den Advent entschleunigen und worauf Kunden in der Adventszeit besonders ansprechen, Lesen Sie in der aktuellen Ausgabe der g&v.


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